La data de 25 mai 2018 a intrat în vigoare Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE aplicabil oricărui operator de date sau împuternicit situat în Uniunea Europeană și oricărei persoane care prelucrează date cu caracter personal ale persoanelor vizate situate în Uniunea Europeană sau care le furnizează servicii.

Unitatea Administrativ Teritorială Comuna Iana, cu sediul în str. Principală, nr. 1, Comuna Iana, județul Vaslui, prelucrează datele cu caracter personal necesare pentru a furniza servicii și informații pentru contribuabili/cetățeni/petenți, pentru desfășurarea activității specifice administrației publice și pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

În funcție de compartimentul căruia se adresează persoana vizată, colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate din exteriorul instituției:

• nume și prenume, adresa, CNP, serie și număr de buletin, date fiscale și date bunuri imobile, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail, date privind studiile și profesia, imaginea, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate, ale cetățenilor și ale angajaților;
• în cadrul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse și servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon mobil, adresa de email.

Principiile prelucrării datelor cu caracter personal

Comuna Iana prelucrează datele cu caracter personal:

• în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată, ceea ce implică identificarea temeiului legal înainte de prelucrare, punerea la dispoziția persoanei vizate a unor informații privind identitatea și datele de contact ale operatorului, datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, scopurile prelucrării, destinatarii, drepturile persoanei vizate, posibilitatea retragerii consimțământului, posibilitatea formulării unei plângeri în fața unei autorități de supraveghere precum și orice alte informații suplimentare necesare unei prelucrări transparente și echitabile;
• în scopuri determinate, precise, explicite și legitime, ceea ce implică ca prelucrarea să fie efectuată numai în scopul definit înainte de începerea colectării datelor; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile iniţiale;
• într-un mod adecvat și limitat la scopurile prelucrării, pe o durată limitată la perioada necesară îndeplinirii scopurilor ceea ce implică prelucrarea datelor strict a datelor necesare pentru atingerea scopului pentru care este efectuată;
• într-o manieră de natură a asigura securitatea adecvată a datelor, prin păstrarea secretului datelor și implementarea unor măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuția ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea.

Comuna Iana actualizează periodic principiile și măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securității datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către Comuna Iana se întemeiază pe următoarele temeiuri legitime:

• prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unor obligaţii legale care revin operatorului, servesc interesului legitim și/sau servesc interesului public, sunt necesare pentru executarea unui contract (în interesul persoanei vizate);
• consimțământ: atunci când prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de funizarea serviciilor noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate. Pentru exprimarea consimțământului, Comuna Iana pune la dispoziția persoanei vizate formularul tip – cerere și declarație privind exprimarea consimțământului de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Scopul prelucrării datelor / Durata păstrării datelor

Comuna Iana procesează date cu caracter personal în scopul desfășurării activităților specifice instituției, și anume:

• reprezentarea în fața instanțelor de judecată;
• fond funciar;
• registrul agricol;
• relații cu publicul;
• arhivare;
• impuneri și încasări taxe și impozite;
• executare silită;
• plăți;
• urbanism, cadastru, disciplina în construcții;
• managementul proiectelor, monitorizare servicii publice, investiții și achiziții publice;
• administrarea patrimoniului public sau privat, încheiere contracte;
• constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor;
• emitere autorizații/avize potrivit normelor legale;
• resurse umane;
• activități specifice în relațiile cu învățământul;
• tehnologia informației și a comunicațiilor;
• stare civilă și evidența persoanelor;
• activități de presă, cultură, sport, promovare turistică, audit;
• servicii administrative, precum și orice alte activități specifice instituției ce derivă din alte acte normative.

Comuna Iana va stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a se conforma obligațiilor legale aplicabile. Datele cu caracter personal vor fi stocate pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

Operatorul nu păstrează datele mai mult decât este necesar, asigurând implementarea unor perioade de retenție a datelor, acolo unde nu există o perioadă obligatorie prevăzută de lege.

Totodată, datele cu caracter personal pot fi păstrate o perioadă mai îndelungată în scopuri de arhivare în interes public ori în scopuri de cercetare științifică sau istorică, sub rezerva aplicării unor măsuri de ordin tehnic și organizatoric adecvate (precum anonimizare, criptare etc.).

Dacă Comuna Iana va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați cu privire la scopul secundar.

Odată ce perioada de prelucrare expiră, Comuna Iana nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, urmând a se aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.

Proveniența datelor cu caracter personal

Comuna Iana procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor comerciali, ale vizitatorilor sediului, ale persoanelor care accesează site-ul instituției sau comunică cu operatorul pe diverse canale de comunicare (email, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc.), angajați și colaboratori, alte persoane fizice.

Datele cu caracter personal prelucrate de către operator sunt obținute:

• în mod direct de la persoana vizată de prelucrare prin furnizarea datelor în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email/fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor admnistrației publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituției;
• în mod indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date), dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date naționale unde avem acces reglementat legislativ. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele și datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații despre dumneavoastră.

Drepturile persoanei vizate

• Prezentul material a fost întocmit în scopul informării persoanelor vizate de prelucrarea datelor prin postarea pe site-ul instituției cu privire la implementarea Regulamentului nr. 679/27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
• Cerere pentru exercitarea dreptului de acces al persoanei vizate la datele cu caracter personal.
• Cerere pentru exercitarea dreptului la rectificarea datelor cu caracter personal prelucrate.
• Cerere pentru exercitarea dreptului la opoziție.
• Cerere pentru exercitarea dreptului la portabilitatea datelor cu caracter personal prelucrate.
• Cerere pentru exercitarea dreptului la restricționarea datelor cu caracter personal.
• Cerere pentru exercitarea dreptului la ștergerea datelor cu caracter personal.
• Cerere si declarație privind consimțământul persoanei vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal.